Bereits die Gestaltung des Behandlungszimmers leistet einen wichtigen Beitrag dazu. Helle und freundliche Farben sorgen für eine angenehme Atmosphäre. Je nach Geschmack kann auch leise Entspannungsmusik oder ein Bildschirm, auf dem schöne, beruhigende Bilder zu sehen sind, eingesetzt werden.
Wichtig ist, dass der Patient vor dem Termin nicht allzu viel Zeit im Wartezimmer verbringt. Sonst gerät er ins Grübeln und überlegt womöglich, wie schmerzhaft die Behandlung sein wird. Da Prophylaxetermine meist längerfristig geplant werden, bietet es sich an, den Patienten per Telefon oder SMS zu erinnern. Bereits im Anamnesebogen kann er diesem „Erinnerungsservice“ zustimmen. Generell sollte bei der Terminplanung in der Prophylaxe ausreichend Zeitpuffer eingeplant werden, damit keine Hektik entsteht. Als sehr vorteilhaft hat es sich auch erwiesen, dass der Patient immer bei derselben Prophylaxefachkraft in Behandlung ist. So entsteht ein Vertrauensverhältnis. Diese positive Patientenbindung ist ein Pluspunkt, der dem Patienten die Angst nimmt.
Manche Patienten schaffen es vor dem Termin nicht, ihre Zähne noch einmal zu putzen, kommen etwa direkt aus dem Büro. Als Service sollten deshalb Einmal-Zahnbürsten und Zahnpasta in der Praxis zu Verfügung stehen, damit der Patient vorher noch einmal die Zähne putzen kann.
Wenn mit den Patienten über den Ablauf der Prophylaxesitzung gesprochen wird, sollte dies auf Augenhöhe passieren. Liegt der Patient bereits, könnte er sich „ausgeliefert“ und unwohl fühlen. Die Aufklärung selbst erfolgt so individuell wie die Prophylaxesitzung auch. Manche Patienten möchten jeden einzelnen Behandlungspunkt erläutert und eine Kostenaufklärung vor der Behandlung bekommen, anderen reicht eine Zusammenfassung.
Es sind oftmals die kleinen Dinge, die aus einer Prophylaxe eine Wohlfühl-Behandlung machen, wie zum Beispiel den Patienten vor der Behandlung etwas trinken und zwischendurch ausspülen zu lassen. Grundsätzlich wichtig ist auch die Lagerung der Patienten. Für ältere Patienten ist es meist angenehmer, aufrechter zu liegen, da sie nicht mehr so beweglich sind. Für kleine Kinder bieten sich Sitzauflagen an. Generell sollte die Speicherfunktion der Behandlungseinheit genutzt werden und einige Pogramme sollten voreingestellt werden. So kann später in wenigen Schritten die Feinjustierung für die Lagerung erfolgen.
Prophylaxesitzungen können bis zu einer Stunde dauern. Deshalb ist es wichtig, dass die Patienten es bequem haben. Ein Kissen aus viskoelastischem Schaumstoff auf der Kopfstütze der Einheit, wie etwa das Lunos Prophy-Kissen, unterstützt dabei Kopf und Nacken. Vor Behandlungsbeginn sollte der Patient eine Mundspüllösung zur Infektionsprävention erhalten. Diese sollte einen angenehmen, frischen Geschmack haben wie etwa die Lunos Mundspüllösung. Zwischendurch und am Behandlungsende kann dem Patienten immer wieder Lippenbalsam angeboten werden. Insbesondere die Behandlungen mit Pulverstrahlgeräten trocknen die Lippen aus.
Nach der Behandlung gehen viele Patienten direkt wieder ins Büro. Ein erfrischendes, getränktes Frotteetuch (Lunos Prophy-Wellnesstuch) bietet eine ideale Möglichkeit für die Gesichtsreinigung nach der Prophylaxebehandlung und einen angenehmen Abschluss.